Een policy is een eenzijdig document waarin je als werkgever alle rechten, plichten en afspraken bepaalt omtrent het gebruik van IT-materiaal, een bedrijfswagen, sociale media, etc.

Je vormt een duidelijk kader waarin je werknemer mag handelen. Je legt  spelregels vast en communiceert duidelijk naar alle werknemers, want met goede afspraken vermijd je problemen en discussies.

In een policy bepaal je onder andere wat er gebeurd bij een in- of uitdiensttreding, langdurige ziekte, voltijdse loopbaanonderbreking of vermindering van de tewerkstelling.

Voorbeelden zijn:

• Inleveren van de tankkaart na 3 maanden ziekte.
• Bij uitdiensttreding wordt het gsm-abonnement omgeschakeld naar een prepaidkaart.
• Bij vermindering van de tewerkstelling betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor het gebruik van de bedrijfswagen.

Je legt ook spelregels vast wat er gebeurt wanneer het misloopt.

Voorbeelden zijn:

• Wat gebeurd er bij vermoedelijk misbruik van IT-materiaal?
• Wie betaalt en herstelt de schade van de smartphone?
• Wat als de medewerker de verkeersboete niet zelf betaalt?

Een policy is gemakkelijk en vlot aan te passen zonder toestemming van de werknemer én toch afdwingbaar. Om spelregels aan te passen, heb je het akkoord niet nodig en voldoet het om de werknemer de nieuwe versie te laten tekenen ‘voor ontvangst’.

Indien je afspraken maakt in een individuele overeenkomst of de policy laat tekenen door de werknemer ‘voor akkoord’ kan je deze alleen aanpassen met goedkeuring van de werknemer. Verstreng je afspraken of leg je beperkingen op? Dan bestaat de kans dat de werknemer hier niet mee akkoord gaat. Daarom voeg je de policy beter niet toe als bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Een policy blijft een eenzijdig document opgesteld door de werkgever. Zo loop je geen risico dat de policy wordt gezien als een overeenkomst tussen twee partijen waarbij het moeilijk wordt om deze nog aan te passen.

We adviseren om geen policies op te nemen in het arbeidsreglement. Bij het invoeren en aanpassen ben je verplicht een strenge procedure te volgen.

Je verwijst in het arbeidsreglement best wel naar het bestaan van de policies en past je sancties hierop aan. In je policy verwijs je ook naar de opgenomen sancties in het arbeidsreglement.

Bij Lindra stellen we een policy op en dit op maat van jouw organisatie. Graag meer info gewenst? Neem gerust contact met ons op.